Yritysrekisteri ja Suomen viralliset yritystiedot: YTJ & PRH

Mikä on YTJ (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä)?

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, tutummin YTJ, on keskeinen julkinen palvelu, jota ylläpitävät yhteistyössä Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ja Verohallinto. Sen päätarkoitus on toimia keskitettynä tietolähteenä kaikille Suomessa toimiville yrityksille ja yhteisöille, kuten osakeyhtiöille, toiminimille, yhdistyksille ja säätiöille. Jokaiselle rekisteröidylle toimijalle myönnetään yksilöllinen Yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus), joka toimii niiden virallisena tunnisteena kaikessa asioinnissa viranomaisten kanssa. YTJ-järjestelmä on perustettu helpottamaan yritysten perustamiseen ja hallinnointiin liittyvää byrokratiaa, sillä yritys voi ilmoittaa tietonsa yhdellä kertaa molemmille viranomaisille.

YTJ-tietopalvelu (tietopalvelu.ytj.fi) on kaikille avoin ja maksuton verkkopalvelu, josta voi hakea minkä tahansa suomalaisen yrityksen tai yhteisön perustiedot. Nämä maksuttomat perustiedot ovat olennaisia kumppanin tai asiakkaan taustojen tarkistamisessa. Palvelusta näkee nopeasti yrityksen virallisen nimen, Y-tunnuksen, yritysmuodon, kotipaikan ja päätoimialan (TOL 2008 -koodin). Lisäksi palvelu kertoo, onko yritys rekisteröitynyt arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai työnantajarekisteriin. Nämä tiedot auttavat varmistamaan esimerkiksi sen, että laskutuskumppani on laillisesti toimiva ja verovelvoitteensa hoitava yritys.

Mikä on kaupparekisteri ja mitä tietoja se sisältää?

Kaupparekisteri on Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämä lakisääteinen rekisteri, johon merkitään tiedot lähes kaikista Suomessa toimivista yrityksistä, lukuun ottamatta pienimuotoista yksityistä elinkeinonharjoittamista. Vaikka YTJ tarjoaa perustiedot, kaupparekisteri sisältää huomattavasti yksityiskohtaisempaa ja juridisesti sitovaa informaatiota. Rekisterin julkisuusperiaate takaa, että kuka tahansa voi saada tietoja yrityksistä, mikä lisää talouselämän läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta. Kaupparekisteriin ilmoitetaan kaikki merkittävät muutokset yrityksen elinkaaren aikana, kuten nimen, kotipaikan tai hallituksen jäsenten muutokset.

Kaupparekisteristä saatavat tiedot ovat osin maksuttomia, mutta syvällisemmät ja virallisesti vahvistetut asiakirjat ovat tyypillisesti maksullisia. Rekisteri sisältää muun muassa tiedot yrityksen perustamisasiakirjoista, yhtiöjärjestyksestä tai yhtiösopimuksesta, vastuuhenkilöistä (hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, prokuristit), tilintarkastajista ja osakepääomasta. Yksi keskeisimmistä kaupparekisteriin toimitettavista asiakirjoista on tilinpäätös, joka osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on pääsääntöisesti ilmoitettava rekisteröitäväksi vuosittain. Nämä tiedot ovat arvokkaita arvioitaessa yrityksen taloudellista tilaa, vakavaraisuutta ja päätöksentekijöitä. Tarkat tiedot maksuista on aina hyvä tarkistaa PRH:n verkkosivuilta.

Miten haet yritystietoja YTJ-tietopalvelusta: Askel askeleelta

Yksittäisen yrityksen perustietojen tarkistaminen YTJ-tietopalvelusta on nopeaa ja yksinkertaista. Palvelu on suunniteltu helppokäyttöiseksi ja se on ensisijainen kanava, kun haluat varmistaa vaikkapa potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin viralliset tiedot. Seuraa näitä ohjeita löytääksesi etsimäsi tiedot:

• Siirry selaimella osoitteeseen tietopalvelu.ytj.fi.
• Kirjoita etusivulla olevaan hakukenttään joko yrityksen tarkka nimi tai sen Y-tunnus. Y-tunnuksella haku on varmin tapa löytää oikea yritys, sillä samankaltaisia nimiä voi olla useita.
• Jos teet haun nimellä ja tuloksia on paljon, voit käyttää tarkennetun haun toimintoja ja rajata tuloksia esimerkiksi yritysmuodon tai kunnan perusteella.
• Kun löydät oikean yrityksen listalta, klikkaa sen nimeä siirtyäksesi yrityksen tietosivulle.
• Näet nyt yrityksen julkiset perustiedot: nimen, Y-tunnuksen, rinnakkaistoiminimet, kotipaikan, päätoimialan ja rekisteröintitiedot (kaupparekisteri, ALV, ennakkoperintärekisteri, työnantajarekisteri). Nämä tiedot ovat täysin maksuttomia.
• Mikäli tarvitset virallisen kaupparekisteriotteen, tilinpäätöksen tai yhtiöjärjestyksen, YTJ-palvelu tarjoaa linkit, jotka ohjaavat sinut PRH:n Virre-tietopalveluun, josta voit ostaa kyseisiä asiakirjoja.

Avoindata.prh.fi: Yritystiedot massalatauksena ja rajapintojen kautta

Kun tarve ei ole tarkistaa yksittäisen yrityksen tietoja, vaan käsitellä suuria määriä yritysdataa kerralla, oikea osoite on PRH:n avoimen datan palvelu osoitteessa avoindata.prh.fi. Tämä palvelu on osa julkishallinnon laajempaa pyrkimystä avata dataa kaikkien hyödynnettäväksi. Sen kautta PRH tarjoaa maksutta ja koneluettavassa muodossa suuria tietokokonaisuuksia, jotka perustuvat kaupparekisterin, yhdistysrekisterin ja säätiörekisterin tietoihin. Data on yleensä saatavilla CSV (Comma-Separated Values) -tiedostoina, jotka soveltuvat taulukkolaskentaohjelmiin, tai JSON-muodossa, joka on suosittu ohjelmistokehityksessä.

Avoimen datan palvelusta voi ladata esimerkiksi tiedoston, joka sisältää perustiedot kaikista Suomen aktiivisista yrityksistä. Tämä mahdollistaa esimerkiksi markkina-analyysien tekemisen, kilpailijakartoituksen tai tietyn toimialan yritysten kokonaiskuvan muodostamisen. Saatavilla on myös aineistoja, jotka sisältävät esimerkiksi yritysten rekisteröityjä tilinpäätöstietoja. Palvelu tarjoaa myös ohjelmointirajapintoja (API), joiden avulla sovelluskehittäjät voivat integroida yritystietojen haun suoraan omiin järjestelmiinsä. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että avoimen datan hyödyntäminen vaatii teknistä osaamista. Ladatut tiedostot ovat raakadataa, ja niiden siivoaminen, suodattaminen ja yhdistely halutunlaisen listan tai analyysin tuottamiseksi on käyttäjän vastuulla.

Mikä on TOL 2008 -toimialaluokitus?

TOL 2008 on Tilastokeskuksen ylläpitämä virallinen toimialaluokitus, jota käytetään Suomessa yritysten ja toimipaikkojen päätoimialan määrittelyyn. Se perustuu Euroopan unionin yhteiseen NACE Rev. 2 -luokitukseen, mikä tekee suomalaisista tilastoista kansainvälisesti vertailukelpoisia. Jokaisen yrityksen on perustamisvaiheessa ilmoitettava YTJ:lle päätoimialansa TOL 2008 -koodin mukaisesti. Tämä päätoimiala on se toiminta, joka tuottaa suurimman osan yrityksen arvonlisäyksestä.

Toimialakoodi on viisinumeroinen, ja se kuvaa toimintaa hierarkkisesti. Esimerkiksi pääluokka 'G - Tukku- ja vähittäiskauppa' jakautuu tarkempiin alaluokkiin, kuten '47711 - Vaatteiden vähittäiskauppa'. Vaikka TOL-koodi on erinomainen työkalu yritysten luokitteluun ja tilastointiin, on tärkeää muistaa sen rajoitukset. Yrityksellä voi olla vain yksi virallinen päätoimiala, vaikka se harjoittaisi useita erilaisia liiketoimintoja. Esimerkiksi rakennusliike, jolla on myös pienimuotoista konsultointia, on todennäköisesti rekisteröity rakentamisen toimialakoodilla. Siksi pelkkään päätoimialaan tuijottaminen voi antaa epätäydellisen kuvan yrityksen koko toimintakentästä. Myynnin ja markkinoinnin kohdennuksessa tämä on syytä pitää mielessä.

Mitä tietoja virallisista rekistereistä EI saa?

Vaikka YTJ ja kaupparekisteri ovat kattavia virallisen tiedon lähteitä, ne on suunniteltu hallinnollisiin ja lakisääteisiin tarkoituksiin. Tämän vuoksi niistä puuttuu monia tietoja, jotka olisivat hyödyllisiä erityisesti kaupallisissa tarkoituksissa, kuten myynnissä ja markkinoinnissa. On tärkeää ymmärtää nämä rajoitukset, jotta osaa etsiä tietoa oikeista paikoista ja välttää turhaa työtä.

Ensinnäkään, rekistereistä ei löydy yritysten yleisiä sähköpostiosoitteita (esim. info@yritys.fi) tai päättäjien suoria työsähköpostiosoitteita. Vastuullisten henkilöiden nimet löytyvät kaupparekisteristä, mutta heidän yhteystietonsa eivät ole osa julkista rekisteritietoa. Toiseksi, yritysten verkkosivujen osoitteet eivät ole pakollinen tieto, joten ne puuttuvat usein. Kolmanneksi, tarkkoja työntekijämääriä ei ilmoiteta YTJ:hin. Arvion voi tehdä tilinpäätöstiedoista, mutta ne eivät ole aina ajantasaisia tai saatavilla kaikille yritysmuodoille.

Kenties merkittävin puute markkinoijan kannalta on se, ettei rekistereistä voi tilata tai ladata valmiita, kohdennettuja listoja. Et voi pyytää PRH:lta Excel-tiedostoa, joka sisältäisi ”kaikki Uudenmaan alueen rakennusalan yritykset, joilla on yli 10 työntekijää”. Tällaisen listan kokoaminen avoimen datan pohjalta on mahdollista, mutta se vaatii merkittävää teknistä työtä: datan lataamista, puhdistamista, eri tietolähteiden yhdistämistä ja suodattamista. Viralliset rekisterit tarjoavat raaka-aineet, mutta eivät valmista tuotetta markkinoinnin tarpeisiin.

Milloin valmis yritystietokanta säästää aikaa?

Vaikka viralliset rekisterit ja avoin data tarjoavat arvokasta tietoa maksutta, niiden hyödyntäminen myynnin ja markkinoinnin kohderyhmien rakentamiseen on usein hidasta ja työlästä. Juuri tässä kohtaa kaupalliset, valmiiksi kootut yritystietokannat tulevat kuvaan. Ne on suunniteltu vastaamaan suoraan liiketoiminnan tarpeisiin ja säästämään merkittävästi aikaa ja resursseja.

Valmiin yritystietokannan hankkiminen on perusteltua, kun haluat nopeasti ja tehokkaasti luoda tarkan kohderyhmän esimerkiksi B2B-myyntikampanjaa varten. Sen sijaan, että käyttäisit päiviä tai viikkoja avoimen datan käsittelyyn, voit suodattaa valmiista tietokannasta yrityksiä useiden kriteerien perusteella, kuten toimiala (TOL), sijainti, liikevaihtoluokka tai yrityksen ikä. Nämä tietokannat on usein myös rikastettu tiedoilla, joita virallisista rekistereistä ei saa, kuten verkkosivujen osoitteilla ja yleisillä sähköpostiosoitteilla. Esimerkiksi Kontabase tarjoaa valmiita yritystietokantoja Excel- ja CSV-muodoissa, jotka sisältävät suodatettuja yrityslistoja ja rikastettua dataa. Nämä tietokannat on koottu ja jalostettu juuri myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Y-tunnus sama asia kuin ALV-numero?

Ei aivan, mutta ne liittyvät kiinteästi toisiinsa. Suomalainen arvonlisäveronumero (ALV-numero) muodostetaan Y-tunnuksesta. Se saadaan ottamalla Y-tunnuksen numerosarja, poistamalla väliviiva ja lisäämällä alkuun maakoodi 'FI'. Esimerkiksi, jos yrityksen Y-tunnus on 1234567-8, sen ALV-numero on FI12345678. ALV-numeroa käytetään erityisesti Euroopan unionin sisäisessä kaupassa.

Mistä löydän yrityksen tilinpäätöksen?

Osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on lakisääteisesti toimitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin. Voit ostaa yksittäisen yrityksen tilinpäätösasiakirjoja PRH:n Virre-tietopalvelusta. Osa tilinpäätöksistä on saatavilla myös maksutta ja koneluettavassa muodossa PRH:n avoimen datan palvelusta (avoindata.prh.fi), mutta kattavuus ja saatavuus voivat vaihdella.

Miksi en löydä yrityksen sähköpostiosoitetta YTJ:stä?

YTJ ja kaupparekisteri ovat viranomaisrekistereitä, joiden päätarkoitus on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja hallinnollinen tunnistaminen. Ne eivät kerää eivätkä julkaise markkinointiin tarkoitettuja yhteystietoja, kuten yritysten yleisiä sähköpostiosoitteita (esim. info@, myynti@) tai henkilöstön suoria yhteystietoja. Tällaiset tiedot on etsittävä yritysten omilta verkkosivuilta tai muista lähteistä.

Voinko ladata YTJ:stä listan kaikista Suomen yrityksistä?

Et suoraan YTJ-tietopalvelun verkkosivulta. YTJ:n hakutoiminto on suunniteltu yksittäisten yritysten tietojen tarkistamiseen. Jos haluat ladata dataa massana, esimerkiksi listan kaikista Suomen yrityksistä perustietoineen, sinun tulee käyttää PRH:n avoimen datan palvelua (avoindata.prh.fi). Sieltä voit ladata koko yrityskannan sisältävän tiedoston, joka vaatii jatkokäsittelyä.

Viralliset lähteet ja lisätiedot

• YTJ-tietopalvelu
• PRH
• PRH avoin data

Myös suosittuja

• Yrityslista Suomi: Kattava tietokanta yrityksille
• Yritysrekisteri Viro: Lataa ajantasainen tietokanta Viron yrityksistä
• Kontabase vs Vainu: Vainu yritystietokanta