Ochrona danych
Last updated: 13.08.2026
Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób KONTABASE przetwarza firmowe dane kontaktowe zawarte w tworzonych przez nas biznesowych bazach danych oraz wykorzystywane w usłudze e-mail marketingu. Informacje na temat danych naszych klientów i osób odwiedzających stronę internetową znajdują się w Polityce prywatności.
Przetwarzamy dane zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (GDPR, EU 2016/679), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami regulującymi komunikację elektroniczną.
1. Czego dotyczy ten dokument
KONTABASE zajmuje się sprzedażą baz danych biznesowych dla przedsiębiorców oraz świadczeniem usług e-mail marketingu. Bazy danych składają się głównie z danych firmowych (nazwa firmy, numer rejestrowy, przedmiot działalności, adres, ogólne dane kontaktowe). Niektóre z tych informacji mogą być powiązane z osobą fizyczną (np. imię i nazwisko osoby kontaktowej lub imienny adres e-mail) i w związku z tym stanowią dane osobowe.
2. Źródła danych
Przetwarzamy dane pochodzące z legalnych i powszechnie dostępnych źródeł, w tym z oficjalnych rejestrów przedsiębiorców w Polsce, publicznie dostępnych danych kontaktowych firm (np. stron internetowych firm, publicznych katalogów) oraz innych zgodnych z prawem źródeł. Nie gromadzimy ani nie sprzedajemy danych osobowych osób fizycznych na potrzeby marketingu konsumenckiego. Koncentrujemy się wyłącznie na kontaktach B2B (business-to-business).
3. Jakie dane przetwarzamy
nazwa firmy i numer rejestrowy; przedmiot działalności według kodów PKD, województwo, data rejestracji; firmowe dane kontaktowe (ogólny adres e-mail, telefon, adres siedziby, strona www); w stosownych przypadkach imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz firmowy adres e-mail powiązany ze stanowiskiem.
4. Podstawa prawna
4.1. W zakresie przetwarzania kontaktów biznesowych na potrzeby marketingu bezpośredniego B2B opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f GDPR) – interesie naszym oraz naszych klientów, polegającym na docieraniu do przedsiębiorców z dopasowanymi ofertami biznesowymi. 4.2. Dokonaliśmy wyważenia prawnie uzasadnionego interesu z prawami i wolnościami osób, których dane dotyczą (test równowagi). Z uwagi na to, że przetwarzamy przede wszystkim firmowe dane kontaktowe i zawsze zapewniamy możliwość wniesienia sprzeciwu, uznajemy, że przetwarzanie to nie narusza w sposób nieproporcjonalny praw osób, których dane dotyczą. 4.3. W przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają wyrażenia zgody (np. na przesyłanie określonych rodzajów komunikatów marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną), przetwarzamy dane na podstawie takiej zgody.
5. Cele przetwarzania
tworzenie i dostarczanie klientom biznesowych baz danych; świadczenie usług e-mail marketingu (wysyłka wiadomości marketingowych w imieniu klientów); bieżąca aktualizacja danych i dbanie o ich wysoką jakość; zarządzanie zgłoszeniami rezygnacji (opt-out).
6. Role: administrator i podmiot przetwarzający
6.1. Na etapie pozyskiwania danych i tworzenia bazy KONTABASE działa jako administrator danych. 6.2. Z chwilą dostarczenia bazy danych klientowi, klient staje się odrębnym administratorem otrzymanych danych i ponosi odpowiedzialność za ich dalsze, zgodne z prawem wykorzystywanie (zob. Regulamin, pkt 9). 6.3. W ramach usługi e-mail marketingu, w której KONTABASE wysyła wiadomości zgodnie z wytycznymi klienta i na potrzeby jego kampanii, KONTABASE co do zasady działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na rzecz klienta, a klient pełni rolę administratora. W takim wypadku relację tę reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych.
7. Przekazywanie danych klientom
7.1. Klient otrzymuje dane do wykorzystania we własnej działalności gospodarczej zgodnie z Regulaminem. 7.2. Klient zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z GDPR, w tym do: posiadania ważnej podstawy prawnej przetwarzania; informowania osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych, gdy wymagają tego przepisy prawa; zapewnienia możliwości rezygnacji (opt-out) z marketingu bezpośredniego w każdej przesyłanej wiadomości; respektowania praw osób, których dane dotyczą.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba fizyczna, której dane przetwarzamy, ma prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych; dostępu do swoich danych; żądania sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych; ograniczenia przetwarzania; wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie – w takim przypadku niezwłocznie zaprzestaniemy wykorzystywania danych tej osoby w celach marketingowych. Aby skorzystać ze swoich praw lub zawnioskować o usunięcie danych (opt-out), prosimy o kontakt: info@kontabase.com.
9. Sprzeciw i rezygnacja (opt-out)
9.1. Jeśli nie życzą sobie Państwo, aby dane kontaktowe Państwa lub Państwa firmy były wykorzystywane w naszych działaniach marketingowych lub udostępniane w bazach danych, prosimy o kontakt pod adresem info@kontabase.com, a usuniemy te dane. 9.2. Każda wysyłana przez nas wiadomość marketingowa zawiera prosty mechanizm rezygnacji (opt-out). 9.3. Prowadzimy rejestr zgłoszeń rezygnacji (tzw. suppression list), aby wykluczyć wysyłkę kolejnych wiadomości do tych odbiorców.
10. Okres przechowywania i aktualizacja
Przechowujemy dane tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia usług i utrzymywania aktualności bazy danych. Regularnie aktualizujemy dane na podstawie publicznie dostępnych rejestrów i źródeł. Informacje o zgłoszeniach rezygnacji przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia ich stałego respektowania.
11. Środki bezpieczeństwa
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją i ujawnieniem, w tym kontrolę dostępu, bezpieczne środowiska przechowywania danych oraz współpracę wyłącznie ze sprawdzonymi dostawcami usług.
12. Kontakt i skargi
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych: Kliima Eksperdid24 Sp. z o.o. E-mail: info@kontabase.com. Adres: Pirni 12, Tallinn.