Firmendatenbank als Excel- oder CSV-Datei
Updated 2026-08-30 · 5 Min. Lesezeit
Die meisten Teams setzen auf zwei Formate: Excel zur Sichtung und CSV für den Import in ein CRM- oder E-Mail-Tool. Bei Kontabase erhalten Sie bei jedem Kauf beides.
Der eigentliche Zeitfresser ist nicht der Download, sondern der Import. Diese Checkliste schützt Sie vor den typischen Stolperfallen.
Dateistruktur
Ein Unternehmen pro Zeile, ein Datenfeld pro Spalte. Mehrere E-Mail-Adressen in einer Zelle bringen nahezu jedes Import-Tool an seine Grenzen.
- Die Handelsregisternummer ist der eindeutige Schlüssel – nutzen Sie sie zur Bereinigung von Duplikaten
- Behalten Sie die UTF-8-Kodierung bei, damit deutsche Umlaute und Sonderzeichen fehlerfrei bleiben
- Formatieren Sie Handelsregisternummern oder Telefonnummern keinesfalls als Zahl – Excel entfernt sonst führende Nullen
- Lassen Sie leere Kontaktfelder einfach leer, statt Platzhalter einzufügen
Import in ein CRM- oder E-Mail-Tool
Importieren Sie zunächst 50 Zeilen als Test, prüfen Sie das Spalten-Mapping und laden Sie erst danach die vollständige Datei hoch.
Häufig gestellte Fragen
- Welche Formate sind enthalten?
- Jeder Kauf beinhaltet sowohl XLSX- als auch CSV-Dateien.
- Bleiben Sonderzeichen erhalten?
- Ja, alle Dateien sind UTF-8-kodiert. Sollte Excel fehlerhafte Zeichen anzeigen, öffnen Sie die CSV-Datei über den Importassistenten und wählen Sie UTF-8 aus.
- Wie groß darf eine Datei sein?
- Umfangreiche Exporte werden automatisch geteilt, sodass sie sich reibungslos in Excel öffnen und sauber importieren lassen.
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